En micro-entreprise, on a dû te rabâcher la fameuse phrase : « Tu ne peux RIEN déduire ! » C’est presque toujours vrai, sauf avec la règle des débours. 😉
C’est quoi ? 🧐
Les frais de débours, c’est comme quand tu achètes une chocolatine* pour ton pote et qu’il te rembourse pile-poil le montant.
Dans notre cas : ton pote, c’est ton client ; et la chocolatine, c’est le produit ou service que tu avances.
Prenons un exemple concret pour bien comprendre :
- Je suis charpentier. Mon métier, c’est de poser de belles et grosses poutres. 🪵
- Mon client en veut une, mais qui vient d’un bois japonais (je n’en ai pas).
- J’ai deux solutions :
- J’achète le produit et je le revends avec ma marge.
- J’achète le produit au nom de mon client, et il me rembourse au centime près (sans marge).
La 2e solution, c’est ce qu’on appelle les frais de débours : j’avance les frais pour mon client, et il me rembourse par la suite.
L’avantage des frais de débours, c’est qu’ils ne sont pas pris en compte dans ton chiffre d’affaires (CA), et qu’ils ne sont donc pas à déclarer à l’URSSAF.
*chocolatine : terme régional, utilisé pour désigner un pain au chocolat 😜
Quelle est la règle ?
Les débours obéissent à une règle assez stricte : les frais doivent être engagés au nom et pour le compte du client.
C’est-à-dire :
- au nom du client : une facture du fournisseur/prestataire au nom du client,
- pour le compte du client : pour un bien ou service dont le client profite directement.
Exemples :
- Tu prends une nuit d’hôtel : ❌
- Tu achètes un pot de peinture spécial pour ton client et il en aura la possession : ✅
- Tu achètes une machine pour toi, mais tu l’utilises chez ta cliente : ❌
Quels frais sont concernés ? 🤔
Ah, c’est la partie qui t’intéresse, ça ! 😄
Voici une liste non exhaustive des frais qui peuvent éventuellement passer en débours :
- les frais de transport : le billet peut être à ton nom si la facture est au nom de ton client,
- la sous-traitance (ex. tu travailles avec un autre freelance sur cette mission),
- l’hébergement : si la facture est émise au nom de ton client,
- les marchandises achetées et cédées : tu achètes un produit pour ton client, qui le gardera.
Tant que tu arrives à faire éditer une facture au nom de ton client, alors tu peux faire passer ça en frais de débours.
Certains frais vont être difficiles, voire impossibles, à faire passer en débours : carburant, péage, restauration.
Comment les facturer ? 🧾
Alors là, Monique, ça se complique ! 🤓
Tu ne peux pas juste avancer les sous et te faire rembourser comme ça en deux-deux.
Oui, je sais que beaucoup d’entreprises font ça, mais c’est pas bien ! 😑
Il faut faire preuve d’un certain formalisme :
- Rédaction d’un mandat de débours
- Achat du produit/service avec facture au nom du client
- Facturation finale à ton client en incluant les frais de débours
- Délivrance facture finale + facture fournisseur/prestataire
- Paiement de ta facture finale (qui comprend les frais de débours) par ton client
- Déclaration CA du montant facturé (sans prendre en compte les débours)
Je te donne un cas concret plus bas.
Le mandat de débours 📝
Élément essentiel dans la facturation des frais de débours : le mandat de débours.
C’est un contrat écrit entre le mandataire (toi) et le mandant (ton client), qui permet d’avoir l’accord de ce dernier pour engager des frais en son nom.
Il doit inclure les informations suivantes :
- tes infos et celles de ton client (SIRET, adresse, nom, etc.),
- l’objet de la dépense (un nom général),
- le détail des dépenses (nom, quantité, montant),
- la durée du mandat,
- la date de signature du mandat,
- les obligations de chaque partie,
- les modalités de remboursement,
- la signature des deux parties.
Voici un modèle de débours (que j’ai conçu pour toi) car je suis trop sympa :
Je te recommande d’utiliser un logiciel comme Yousign pour la signature. Pratique pour envoyer et faire signer électroniquement tes documents !
Cas concret 🔍
Prenons le cas où tu es plombière (prestation de service BIC) et ton client a besoin d’une pièce qui coûte cher (200 €) et sur laquelle tu ne souhaites pas faire de profit.
Ta prestation coûte 150 €.
- Tu rédiges un mandat de débours.
- Tu l’envoies à ton client pour signature.
- Ton client signe le mandat de débours.
- Tu vas voir ton fournisseur et tu achètes la pièce.
- Tu demandes une facture au nom de ton client (200 €).
- Tu factures ton client de 350 € (150 € presta + 200 € frais de débours).
- Tu lui envoies ta facture finale (350 €) et la facture fournisseur (200 €).
- Ton client te fait un virement de 350 €.
- Tu déclares uniquement les 150 € à l’URSSAF.
Ton client peut également te faire 2 virements, un pour ta presta et l’autre pour les frais de débours, tant qu’il indique la mention « remboursement débours facture … » dans le libellé du virement.
Frais de débours vs note de frais 🆚
Les frais de débours sont à distinguer des notes de frais.
- Frais de débours : tu avances une somme d’argent pour le compte de ton client.
- Note de frais : un·e salarié·e demande à une entreprise de lui rembourser une dépense.
Tu l’as bien compris : la note de frais ne s’applique pas en micro-entreprise.
Les seules possibilités de prendre en charge des frais professionnels en micro-entreprise sont :
- de les refacturer en se faisant une marge,
- de les faire passer en frais de débours.
Si tu les refactures, pense à multiplier le prix (sans ta marge) par 1,15 minimum (pour de la vente de marchandises) ou 1,27 (pour de la prestation de service). Cela te permet juste de compenser les cotisations sociales que tu auras à payer à l’URSSAF.
Côté compta, on fait quoi ? 🧾
Tu n’as pas à indiquer ce montant de débours sur ton livre de recettes. Tu peux le faire si tu le souhaites, mais précise que ce sont des frais de débours.
Et côté TVA 🧾
Si tu ne factures pas la TVA, tu n’as pas à ajouter 20 % sur le prix d’achat du produit.
Exemple :
- Tu achètes le produit 200 €.
- Tu indiques 200 € HT en frais de débours sur ta facture.
- Ton client se fera rembourser la TVA avec la facture fournisseur.
Question fréquentes
Voilà, c’est tout pour les frais de débours ! Si tu as encore des questions sur le sujet, tu peux me les poser en commentaire. 👇
