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Aujourd’hui, je te parle d’un sujet qui concerne toutes les personnes en micro-entreprise : les factures. 📄
Oui, je sais, ça peut paraître basique, mais il existe une multitude de factures différentes, et une facture, ça ne s’improvise pas. ☝️
Il y a plein de mentions légales à ne pas zapper pour rester en règle et ne pas te retrouver dans de beaux draps. 🚨
C’est parti, je t’explique les différents types de factures qui existent.
Facture classique
Qu’est-ce que c’est ?
Il faut vraiment la présenter ? C’est celle que tu vois partout, elle est standard. Elle sert à justifier l’achat d’un bien ou d’une prestation de services.
Dans quel cas l’utiliser ?
Dans la vie de tous les jours, dès que tu vends un produit ou un service.
Exemple :
- Roger, 61 ans, souhaite un logo.
- Tu fais le logo.
- Tu lui envoies la facture.
- Il te règle.
- Finito ! (Dans le meilleur des mondes 🌈)
Quelles sont les spécificités ?
Toutes les mentions légales obligatoires doivent être présentes. Pour plus de détails, consulte mon article sur les mentions légales en facturation.
On n’oublie pas la mention EI ou Entrepreneur Individuel !
Et pour te simplifier la tâche, tu peux utiliser Abby
Facture d’acompte
Qu’est-ce que c’est ?
C’est une facture qui permet de demander une avance de paiement avant la réalisation du service ou la livraison du produit.
Dans quel cas l’utiliser ?
Dans le cas où c’est une mission qui te prend du temps, car le temps c’est de l’argent. 💰
Si tu as besoin d’engager des frais dès le début de la mission pour prospecter, besoin d’un temps de réflexion ou de travail et que tu souhaites que ce temps soit rémunéré dès le début (et pas de devoir attendre la fin de la presta), alors demande un acompte.
Exemple :
- Roger te demande de lui faire un deuxième logo.
- Cela va te prendre 1 mois entre les recherches, la création et les allers-retours.
- Tu demandes 30 % d’acompte pour démarrer la mission.
- Ton client te règle. (On ne travaille pas gratuitement avant. ❌)
- Deux semaines plus tard, Roger te dit : « Désolé, mon fiston a fait un logo gratuit avec Canva, j’annule la mission. »
- Toi, tu auras les 30 %, et tant pis pour les 70 % restants.
Tu l’auras compris, l’acompte te permet de te faire payer en avance pour le temps que tu vas passer sur la mission au début et les frais engagés. Cela t’évite de tomber sur un Roger qui peut te la mettre à l’envers dans deux semaines.
(Rassure-moi, tu as bien envoyé un devis avant ? 😜)
Facture de solde
Qu’est-ce que c’est ?
Alors, non, ce n’est pas une facture remisée. 😂
C’est la facture qui vient clore une vente quand une facture d’acompte a été émise en premier lieu.
Dans quel cas l’utiliser ?
Lorsque la prestation ou la vente est terminée et qu’un acompte a été versé.
Exemple :
- Roger, il veut toujours son logo à 1000 €.
- Tu as demandé un acompte de 30 % pour démarrer la mission. (Bim ! Facture d’acompte. 🧾)
- Roger, il s’est dit que son fiston, ben il est pas graphiste, donc il continue avec toi.
- Tu termines la mission, et là : Bim ! Facture de solde.
- À toi les 70 % restants. 🤑
Quelles sont les spécificités ?
En plus de toutes les mentions légales propres à une facture, tu dois indiquer les acomptes déjà versés, et donc le montant total à payer à la fin.
Facture d’avoir
Qu’est-ce que c’est ?
C’est une facture qui annule ou modifie une facture précédente.
Dans quel cas l’utiliser ?
Utilise-la en cas d’erreur sur une facture émise ou pour rembourser ton client.
Exemple :
- En fait, Roger, il ne voulait pas un logo, mais une bannière pour son profil Copains d’avant.
- Roger est officiellement renommé « Roger le relou ». (En plus, il t’a déjà payé·e.)
- Tu as la possibilité de rembourser Roger (facture d’avoir) et refaire une facture correcte (facture classique).
Quelles sont les spécificités ?
La facture d’avoir doit mentionner la référence de la facture originale et indiquer clairement qu’il s’agit d’un avoir. L’avoir doit s’appeler « FACTURE D’AVOIR », et pas juste « AVOIR », et continuer sur la même numérotation que les factures classiques.
Facture rectificative
Qu’est-ce que c’est ?
Une facture qui corrige une facture précédente.
Dans quel cas l’utiliser ?
Quand une erreur a été commise sur une facture précédente.
Exemple :
- « Roger le relou » ne t’a pas dit qu’il fallait faire la facture au nom de son entreprise, et pas en son nom propre.
- Toi, avec le sourire, tu fais une facture rectificative.
- S’il t’a réglé·e : tu dois faire une facture d’avoir + une facture classique.
- S’il ne t’a pas encore réglé·e : tu fais une facture rectificative.
Quelles sont les spécificités ?
Tu dois indiquer la référence de la facture qu’elle remplace (numéro de facture et date de facturation). Exemple : mention « annule et remplace la facture XX émise le XX/XX/XXXX ».
Facture pro forma
Qu’est-ce que c’est ?
C’est une facture « exemple », un brouillon de la facture finale en quelque sorte.
Dans quel cas l’utiliser ?
Quand un client veut voir la facture finale, mais sans s’engager directement.
Quelles sont les spécificités ?
Elle n’a pas de valeur commerciale, juridique ou légale, bref c’est juste un brouillon (sans numéro de facture) montrant un modèle de la facture finale. Il vaut mieux passer par un devis pour sécuriser la vente.
Message aux Roger
Aucun Roger n’a été maltraité dans cet article. Il s’en sort tout content avec sa nouvelle bannière Copains d’avant et peut aller retrouver Josiane, qu’il avait connue en classe de CE1 et dont il était secrètement tombé amoureux.
Il finira par lui envoyer un message sur Facebook pour lui proposer d’aller se promener au parc en lui racontant combien tout ceci lui avait coûté, financièrement parlant.
Roger est heureux.
Il laissera finalement un avis positif à la graphiste qui a servi de cobaye dans cet article en disant que, grâce à elle, ils vivent une belle histoire d’amour.
Et pour faire des factures aux normes tu peux utiliser Abby !
Questions fréquentes
Quand dois-je absolument émettre une facture classique ?
Tu dois en émettre une dès qu’il y a vente de produit ou prestation de services. En gros, c’est le b.a.-ba de la facturation.
Est-ce que je peux demander plusieurs acomptes sur une seule mission ?
Oui, tu peux ! Tu peux émettre plusieurs factures d’acompte si la mission est assez longue ou si les frais engagés sont importants. Assure-toi juste que tout est bien précisé dans le devis ou le contrat.
Facture pro forma et devis, c’est la même chose ?
Non, ce sont deux choses différentes. Le devis est plus officiel et souvent signé par le client, alors que la facture pro forma est plutôt un « brouillon » de la facture finale.
J’ai déjà émis une facture d’acompte, dois-je faire une facture de solde ?
Oui, la facture de solde vient clore la transaction en indiquant le montant final à payer après déduction de l’acompte. C’est le point final de ta mission !
J’ai fait une erreur sur le nom du client, que faire ?
Pas de panique ! Utilise une facture rectificative pour corriger cela. N’oublie pas de faire une facture d’avoir pour annuler la première facture.
Puis-je combiner plusieurs types de factures pour un même client et une même mission ?
C’est possible, mais il faut que tout soit très clair pour toi et ton client. Par exemple, tu peux avoir une facture d’acompte, puis une facture de solde et, en cas d’erreur, une facture rectificative.
