Tu as peur que ton livre des recettes ne passe pas l’épreuve du feu lors d’un contrôle URSSAF ? Je te liste les 9 erreurs fatales à éviter, pour que tu puisses dormir sur tes deux oreilles !
Erreur n°1 : Ne pas tenir de livre des recettes du tout
C’est l’erreur la plus basique, mais aussi la plus dangereuse. Tu fais peut-être partie des personnes qui pensent que garder ses relevés bancaires ou ses déclarations URSSAF suffit.
(Spoiler : non, ça ne suffit pas du tout ! 😬)
Pourquoi c’est une erreur
Le livre des recettes est une obligation légale. Lors d’un contrôle, l’URSSAF ne te demandera pas tes relevés en premier, mais ce fameux livre. Sans lui, le contrôleur devra reconstituer ta comptabilité ligne par ligne en croisant tes factures et tes comptes bancaires.
Résultat : un contrôle interminable et une suspicion immédiate de fraude. Pas vraiment l’ambiance qu’on recherche…
La solution
Mets immédiatement en place ton livre des recettes. Si tu ne l’as jamais fait, prends ton courage à deux mains et reconstitue-le depuis le début de ton activité.
Tu as 3 options :
- utiliser un logiciel de comptabilité (comme Abby) qui le génère automatiquement,
- acheter un livre papier officiel (comme mon livre de recettes),
- tenir un fichier (Excel ou autre) à condition de respecter toutes les règles à la lettre.
Erreur n°2 : Confondre date de facturation et date d’encaissement
C’est un classique : tu reçois un chèque le 25 du mois, mais tu ne le déposes à la banque que le 5 du mois suivant. Quelle date noter ?
Exemple concret
- Marie-Christine, prof de yoga des animaux 🐕
- Action : reçoit un chèque le 20 novembre, le dépose le 30, et l’argent arrive sur son compte le 3 décembre.
- Erreur : elle note l’encaissement le 3 décembre (date du relevé bancaire).
- Correction : elle aurait dû le noter le 20 novembre, la date de réception du chèque.
La règle d’or
En micro-entreprise, on fonctionne en comptabilité de trésorerie. Ce qui compte, c’est le moment où tu reçois le moyen de paiement (chèque, espèces) ou le moment où les fonds sont disponibles (virement).
Pour les chèques, c’est toujours la date de réception du chèque qui compte, pas la date de dépôt ou d’encaissement effectif par la banque.
Ce que Marie-Christine aurait dû noter dans son livre des recettes :
| Date | Client | Facture n° | Désignation | Moyen de paiement | Montant |
|---|---|---|---|---|---|
| 20/11/2025 | Mme Dupont | 2025-042 | Séance yoga des animaux | Chèque n°1234567 | 60 € |
(Et pas le 3 décembre, même si c’est à ce moment-là que l’argent arrive sur son compte ! 😉)
➜ Pour en savoir plus : Comment bien déclarer tes encaissements selon le moyen de paiement ?
Erreur n°3 : Oublier les totaux trimestriels et annuels
Avoir une liste de 500 lignes, c’est bien. Savoir combien ça fait au total, c’est mieux (et obligatoire).
Pourquoi c’est une erreur
Sans totaux, le contrôleur ne peut pas vérifier rapidement si tes déclarations URSSAF correspondent à ta comptabilité. Il va devoir sortir sa calculatrice (et il déteste ça).
La solution
À la fin de chaque trimestre civil et de chaque année, tire un trait et fais le total. (Ça prend 2 minutes et ça peut t’éviter des heures de galère en cas de contrôle !)
Erreur n°4 : Indiquer les dépenses dans le livre des recettes
Tu veux bien faire et avoir une vue complète de ton activité, alors tu notes aussi tes achats de matériel et tes frais de déplacement ? Mauvaise idée.
Pourquoi c’est une erreur
En micro-entreprise, tu ne peux rien déduire de ton chiffre d’affaires. Ton livre s’appelle « livre de recettes », pas « livre de comptes ». Y ajouter tes dépenses pollue le document et complique la lecture pour l’administration.
La solution
Ton livre de recettes doit concerner uniquement ce que tu encaisses.
Si tu veux suivre tes dépenses pour ta gestion perso (ce que je te recommande vivement !), fais-le dans un fichier à part ou sur un registre des achats (obligatoire seulement pour les activités de vente de marchandises), mais ne mélange pas tout.
Erreur n°5 : Ne pas distinguer les moyens de paiement
Jean-Pierre vend ses saucissons sur les marchés. Il note « 487 € » pour sa journée du samedi. Le problème ? On ne sait pas ce qui a été payé en espèces et en CB.
Pourquoi c’est une erreur
L’administration fiscale surveille de très près les espèces (c’est là qu’il y a le plus de fraude). Tu as l’obligation de ventiler tes encaissements selon le mode de règlement.
La solution
Tu dois créer une colonne « Moyen de paiement » et préciser pour chaque ligne : Espèces, Chèque, Virement ou CB.
| Date | Montant | Moyen | Client | Nature |
|---|---|---|---|---|
| 23/11/2025 | 342 € | Espèces | Marché Toulouse – Ventes détail | Saucissons artisanaux |
| 23/11/2025 | 145 € | Carte bancaire | Marché Toulouse – Ventes détail | Saucissons artisanaux |
Erreur n°6 : Laisser des blancs ou sauter des lignes
Marie-Françoise photographie des hamsters dans des décors miniatures (oui, avec des petits chapeaux 🐹🎩). Pour faire « propre », elle saute une ligne entre chaque mois et change de page souvent.
Pourquoi c’est une erreur
Les blancs sont les ennemis du contrôleur. Un espace vide suggère que tu pourrais ajouter (ou que tu as supprimé) une écriture plus tard. C’est interdit.
La solution
Ton livre des recettes doit s’enchaîner sans interruption :
- Pas de ligne sautée.
- Pas de page blanche inutile.
- Les écritures se suivent chronologiquement, sans interruption, même quand on change de mois.
| Date | Montant | Moyen | Client | Facture | Nature |
|---|---|---|---|---|---|
| 28/01/2025 | 45 € | PayPal | Mme Durand | 2025-012 | Shooting hamster « cowboy » |
| 31/01/2025 | 65 € | Virement | M. Martin | 2025-013 | Shooting hamster « pirate » |
| 02/02/2025 | 45 € | Espèces | Mme Leblanc | / | Shooting hamster « astronaute » |
| 05/02/2025 | 85 € | CB | M. Dupuis | 2025-014 | Shooting hamster « prince » |
Erreur n°7 : Faire des ratures ou utiliser du Tipp-Ex
Tu as fait une erreur sur le montant ? Oublie tout de suite le réflexe du correcteur blanc !
Pourquoi c’est une erreur
Le principe comptable est l’intangibilité. En gros, l’administration doit pouvoir lire l’erreur originale pour s’assurer que tu ne maquilles pas tes comptes. Si tu mets du blanc, on ne voit plus ce qu’il y avait dessous, il peut donc y avoir suspicion de fraude.
La solution
Si tu fais une erreur sur papier :
- Barre proprement la ligne erronée (on doit pouvoir lire ce qu’il y a dessous).
- Écris « Annulé » à côté.
- Réécris la bonne information sur la ligne suivante.
| Date | Montant | Client | Facture | Nature |
|---|---|---|---|---|
| 15/01/2025 | 350 € | M. Dupont | 2025-008 | Prestation de services |
Erreur n°8 : Tenir son livre sur un Excel « basique »
C’est la zone grise. La loi ne t’interdit pas formellement Excel, mais elle exige que les écritures soient inaltérables.
Le piège
Sur un Excel classique, tu peux revenir 6 mois en arrière et changer un chiffre sans laisser de trace. En cas de contrôle pointilleux, l’administration peut rejeter ta comptabilité, car elle ne présente pas de garantie d’intangibilité.
La solution
Si tu tiens à Excel, tu dois impérativement exporter ton livre en PDF à la fin de chaque mois et l’archiver ou l’imprimer. Ça fige les données dans le temps.
Mieux encore : utilise un logiciel de facturation gratuit (comme Abby ou Tiime) qui assure cette intangibilité automatiquement et t’évite les sueurs froides.
Erreur n°9 : Regrouper les paiements fractionnés
Ton client te paie en 3 fois ? Tu ne peux pas attendre d’avoir tout reçu pour noter le total.
La règle
1 encaissement = 1 ligne.
Peu importe que ce soit un acompte ou un solde. Dès que l’argent arrive (ou que le chèque est reçu), tu le notes à la date du jour avec le montant exact reçu ce jour-là.
Tu peux préciser « Acompte » ou « Solde » dans le libellé pour t’y retrouver, mais ne regroupe jamais plusieurs virements sur une seule ligne.
| Date | Montant | Moyen | Client | Facture | Nature |
|---|---|---|---|---|---|
| 15/01/2025 | 300 € | Virement | M. Durand | 2025-005 | Programme coaching 3 mois (1/3) |
| 15/02/2025 | 300 € | Virement | M. Durand | 2025-006 | Programme coaching 3 mois (2/3) |
| 15/03/2025 | 300 € | Virement | M. Durand | 2025-007 | Programme coaching 3 mois (3/3) |
Tu peux préciser entre parenthèses qu’il s’agit d’un paiement fractionné (1/3, 2/3, 3/3) pour t’y retrouver, mais chaque versement = une ligne distincte à sa date d’encaissement.
➜ Pour en savoir plus : CA encaissé et CA facturé : fini la confusion !