Les frais de déplacement en micro-entreprise

Est-il possible de facturer des frais de déplacement en micro-entreprise ? Peut-on les déduire ?

Je t’explique les règles à connaître pour être sur la bonne voie !

Pas le time de lire l’article

Je vais te faire gagner du temps : tu ne peux pas déduire tes frais de déplacement. ❌

Mais tu peux les facturer à ta clientèle et les déclarer à l’URSSAF.

Ajoute au moins 22 % à ces frais pour prendre en compte le coût des cotisations sociales.

On dit merci qui ? 😘

Cet article peut cependant être intéressant à lire si :

  • tu souhaites connaître le montant à facturer à ta clientèle pour ces frais,
  • tu es salarié(e) et tu veux réduire tes impôts,
  • tu as la curiosité de savoir où je vais placer mes jeux de mots.

L’article parlera essentiellement des frais de déplacement et non des frais professionnels (achat de matériel, logiciels, etc.).

Que comprennent les frais de déplacement ?

Pour exercer ton activité, te rendre sur ton lieu de travail ou rencontrer des clients, tu as souvent besoin d’utiliser ta voiture. 🚗

Tout ceci engendre des dépenses :

  • carburant,
  • réparation et entretien de la voiture,
  • péages,
  • stationnement,
  • etc.

Il existe 3 façons de déduire ces frais :

  • la déduction forfaitaire,
  • les frais réels,
  • les débours.

Qu’est-ce que la déduction forfaitaire ?

Si tu es salarié(e), quand tu déclares tes revenus nets aux impôts, un abattement de 10 % est automatiquement appliqué sur cette somme au titre de la déduction forfaitaire.

Cela comprend :

  • les frais de déplacement du domicile au lieu de travail,
  • les frais de restauration sur le lieu de travail,
  • les « frais de mise à jour des connaissances professionnelles » (je ne sais pas ce qu’ils entendent par là 😅).

Cette déduction se fait automatiquement sur la déclaration de revenus.

Le montant déduit ne peut pas dépasser 12 829 € par personne et est au minimum de 489 €.

En clair, l’État te dit : « On réduit tes impôts en comptant 10 % de ton salaire net pour tes déplacements. »

Par contre, cela s’applique aux salarié(e)s, pas aux personnes en micro-entreprise. ❌

Et les frais réels ?

Passons donc aux frais réels. ✌️

C’est la seconde option proposée aux salarié(e)s pour déduire leurs frais de déplacement.

Le principe est simple, mais nécessite de sortir la calculette, Odette ! 🤓

Si tu penses que tes dépenses dépassent les 10 % accordés par l’État au titre de la déduction forfaitaire (plus haut), alors tu peux prendre l’option des frais réels.

Tu calcules précisément le coût de tes déplacements grâce à un barème kilométrique fixé par l’État.

Voici le barème kilométrique fixé pour 2022 :

Puissance fiscaleJusqu’à 5 000 kmEntre 5 001 et 20 000 km+ de 20 000 km
3 CV et –d x 0,502(d x 0,3) + 1 007d x 0,35
4 CVd x 0,575(d x 0,323) + 1 262d x 0,387
5 CVd x 0,603(d x 0,339) + 1 320d x 0,405
6 CVd x 0,631(d x 0,355) + 1 382d x 0,425
7 Cv et +d x 0,661(d x 0,374) + 1 435d x 0,446

Pour t’expliquer rapidement, tu prends :

  • la distance parcourue (d),
  • la puissance en chevaux de ta voiture,
  • tu multiplies la distance par un coefficient.

Exemple pratico-pratique 🔍

  • Je suis salarié dans une boîte de conseil.
  • Ma voiture est une Tesla. (Coucou, Elon ! 👋)
  • Nombre de chevaux fiscaux : 11
  • Je fais 15 000 km par an pour manger de la raclette avec mes collègues.
  • Je peux donc faire le calcul suivant (d x 0,374) + 1435
  • Je peux déduire 7 045 € de mes impôts.

Si j’avais pris la déduction forfaitaire, pour un SMIC à l’année, j’aurais eu une déduction automatique de 1 594 €.

J’ai donc bien fait (dans cet exemple) de choisir les frais réels. Même si je roule en Tesla au SMIC. 😂

Est-ce applicable en micro-entreprise ?

La réponse est simple : non. 🙅

Que cela soit la déduction forfaitaire ou les frais réels : tu ne peux rien utiliser en micro, donc rien déduire de ton CA à l’URSSAF ou de tes impôts micro.

Pour équilibrer, tu as ce qu’on appelle l’abattement forfaitaire pour frais professionnels.

C’est un pourcentage appliqué à ton CA (71 %, 50 % ou 34 %) pour estimer tes revenus.

Les impôts prennent en compte le montant déduit (= tes revenus) pour le calcul de ton revenu imposable.

Exemple 🔍

Catégorie d’activitéVentePrestation BICPrestation BNC
Abattement71 %50 %34 %
CA1 000 €1 000 €1 000 €
Revenus290 €500 €660 €

Cet abattement forfaitaire est censé prendre en compte :

  • tes dépenses professionnelles (déplacements, matériel, etc.),
  • tes cotisations sociales.

Du coup, si on enlève les cotisations sociales, voici ce que ça donne pour la seule prise en compte de tes frais professionnels :

Catégorie d’activitéVentePrestation BICPrestation BNC
Abattement71 %50 %34 %
Cotisations sociales12,8 %22 %22 %
Frais professionnels58,2 %28 %12 %

Pour comprendre précisément :

L’État te dit : « On enlève X % de ton CA au titre de l’abattement forfaitaire, car tu as au moins 22 % ou 12,8 % de cotisations sociales. Le reste, c’est pour tes frais professionnels. »

Ton abattement pour frais professionnels est donc toujours mieux que celui proposé automatiquement aux salarié(e)s (10 %), mais pas forcément représentatif de tes coûts réels.

Si tes dépenses professionnelles (matériel et déplacements) dépassent le pourcentage de frais professionnels (dernière ligne du tableau), alors la micro-entreprise n’est pas avantageuse sur le plan fiscal.

Les débours

Les débours correspondent à des dépenses engagées au nom et pour le compte du client.

  • Au nom = une facture du fournisseur faite pour ton client (et pas pour toi)
  • Pour le compte = ton client doit profiter du service/produit

Tu avances la somme, qu’il te remboursera ensuite à l’euro près.

Pour que ces frais puissent passer en débours, il faut suivre ces étapes :

  • faire un contrat avec ton client (le mandat) pour spécifier le montant et donner l’autorisation de faire une facture en son nom,
  • acheter le produit ou service au nom du client,
  • l’inclure dans ta facture sur une ligne séparée (sans faire de marge dessus).

Les frais de débours refacturés ne seront pas à prendre en compte dans le CA, et donc pas à déclarer à l’URSSAF.

Est-ce que cela s’applique pour les billets de train, d’avion, etc. ?

Il est bien rare de pouvoir demander une facture au nom d’une personne ou entreprise tierce.

Dans ce cas, il est préférable que ce soit ton client qui règle le billet.

Tu peux également le lui facturer, mais n’oublie pas d’ajouter au moins 22 %, sinon tu perdras de l’argent quand tu paieras tes cotisations sociales.

Il n’est pas étonnant de facturer plus cher les billets de transport, car tu dois gérer : la réservation, le SAV en cas de souci, etc. Tu y passes du temps, et le temps, c’est de… l’argent !

Comment facturer les frais de déplacement ?

On a vu qu’il n’était pas possible de déduire ces frais lors de la déclaration à l’URSSAF ou aux impôts. Mais voyons comment en répercuter le prix.

Il est tout à fait possible de facturer tes frais de déplacement en micro-entreprise à ta clientèle.

Tu as plusieurs façons de les répercuter :

  • tu les inclus dans ton prix de base,
  • tu les ajoutes sur une ligne supplémentaire de ta facture.

Comment calculer le montant des frais de déplacement ?

Je te donne plusieurs méthodes :

  • le barème kilométrique,
  • le barème carburant,
  • le forfait de déplacement,
  • plouf plouf, Uber.

Ces méthodes sont données à titre indicatif pour t’aider à estimer le montant. Tu es libre d’appliquer le prix de ton choix.

Le barème kilométrique

Je vais prendre deux cas concrets :

  • Tu factures ton client directement.
  • Tu te rends sur ton lieu de travail (local pro, marché…).

Tu factures ton client directement

Tu peux utiliser le tableau du barème kilométrique plus haut pour savoir combien facturer à ton client (environ).

Pense à ajouter minimum 22 % sur le montant de ces frais, car tu vas les déclarer à l’URSSAF et donc payer 22 % de cotisations sociales dessus.

Exemple :

  • Je me déplace à Toulouse depuis Agen pour une consultation.
  • Je me déplace toujours en Tesla (que je n’ai pas).
  • Il y a 113 km entre Agen et Toulouse.
  • Avec le barème kilométrique, je devrai facturer 75 € (113 x 0,661).
  • J’ajoute au moins 22 % à ce montant pour compenser les cotisations sociales.
  • Cela fait 91,50 € de frais de déplacement.
  • Et encore, j’ai pris que l’aller, mais j’offre le retour. #TropGénéreuxLeFloFlo

Les impôts ont d’ailleurs prévu un petit calculateur sur les frais kilométriques :

Tu te rends sur ton lieu de travail (local, marché)

  • Prends le nombre de kilomètres parcourus en un mois.
  • Calcule selon le barème kilométrique.
  • Divise par le nombre de jours où tu te rends à ton travail.
  • Divise le tout par le nombre d’heures travaillées en une journée.
  • Multiplie le résultat par 1,22 (au moins).
  • Tu sauras combien ajouter à ton tarif horaire. 😉

Exemple pratico-pratique 🔍

  • J’ai un cabinet situé à 20 km de chez moi.
  • Je propose des consultations à 70 € de l’heure.
  • Je bosse 7 heures par jour, 3 jours par semaine à ce cabinet.
  • Cela fait donc 120 km par semaine.
  • Soit 480 km par mois.
  • Barème kilométrique : 317 €
  • Je divise par le nombre de jours où je me rends là-bas : 26 € (317 / 12)
  • Je divise le tout par le nombre d’heures que je fais : 3,7 € (26 / 7)
  • Je multiplie par minimum 1,22 (pour prendre en compte les cotisations sociales) = 4,60
  • Je devrais ajouter au moins 4 € de l’heure à mon tarif pour prendre en compte ce coût.
  • Je décide d’ajouter 5€ et de facturer 75 € (pour ne pas juste couvrir les frais).

Si ces deux méthodes te plaisent, je peux te créer un calculateur pour que tu puisses évaluer tes coûts à l’heure. Je ne les ai pas trouvées ailleurs, je viens de les inventer de toutes pièces selon MA logique.

Le barème carburant

C’est selon moi la méthode la plus précise.

À la différence du barème kilométrique présenté plus haut, le barème carburant est utilisé par des entreprises individuelles qui ne sont plus en micro-entreprise (car plafond de CA dépassé).

Puissance fiscaleEssence SPGazoleGPL
3 à 4 CV0,102 € / km0,079 € / km0,064 € / km
5 à 7 CV0,125 € / km0,097 € / km0,079 € / km
8 et 9 CV0,149 € / km0,116 € / km0,094 € / km
10 et 11 CV0,168 € / km0,131 € / km0,105 € / km
12 CV et +0,187 € / km0,145 € / km0,117 € / km

Donc reprenons mon exemple Agen-Toulouse :

  • 226 km l’aller-retour,
  • avec ma Tesla (que je n’ai pas) en mode essence (pour le comparatif),
  • soit 38 € l’aller-retour (226 x 0,168).

(Cela ne prend en compte que le carburant, pas les péages, etc.)

Le forfait de déplacement

Tu indiques un prix fixe en fonction de la distance.

Exemple :

  • Jusqu’à 10 km : 10 €
  • Entre 10 et 50 km : 25 €
  • Entre 50 et 100 km : 50 €
  • Plus de 100 km : 75 €

Ton client saura à l’avance ce qu’il devra payer en fonction d’où il se trouve.

Plouf plouf, Uber

Alors là, tu vas rire, j’ai inventé cette technique de toutes pièces en rédigeant l’article. 😂

Tu ne sais pas combien facturer pour le déplacement ?

Tu vas sur une application comme Uber ou autre.

Tu indiques l’adresse de ton/ta client(e), et tu regardes le prix.

Exemple :

  • Pour ma course jusqu’à Toulouse, j’en avais pour 173 € sur Uber.
  • Bien plus cher qu’avec le barème kilométrique !

Dis-toi que les plateformes prennent une commission, donc baisse le montant, mais cela peut te donner un ordre d’idée. 😉

Comparatif

Si je reprends les différentes méthodes indiquées plus haut pour un aller-retour de 226 km :

MéthodeTarif
Barème kilométrique149 €
Barème carburant38 €
Forfait75 €
Plouf plouf, Uber173 €
Moyenne109 €

Peu importe la méthode choisie, le tout, c’est d’informer tes client(e)s de ton tarif.

Voici celles que je te recommande en fonction de ta situation :

  • Si c’est juste pour du déplacement : celle du barème carburant (à laquelle tu ajoutes les 22 % de cotisations sociales)
  • Si c’est déplacement + péages : barème kilométrique
  • Si c’est déplacement + péages et/ou restauration midi : barème kilométrique

Les autres solutions

Si ces méthodes ne te conviennent pas ou qu’elles ne peuvent pas s’appliquer dans ton cas (car par rentables), alors voici deux solutions.

Le passage à la TVA

Tu peux demander à passer à la TVA et rester en micro-entreprise.

Cela te permettra de déduire la TVA de tes frais d’essence, de péages, et parfois même de restauration.

Par contre, tu devras facturer la TVA à tes clients.

Plus d’infos : TVA déductible : sur quelles dépenses peut-on la récupérer ?

Sortir de la micro-entreprise

Sortie de route pour la micro, mais si tu estimes que tes frais (pros et cotisations sociales) sont bien supérieurs à ton abattement forfaitaire, alors la micro-entreprise n’est peut-être pas avantageuse pour toi.

Il faudrait donc que tu te renseignes pour sortir de la micro-entreprise et passer en EI classique, EURL ou SASU.

Cela sera l’objet d’un futur article. 😏

Conclusion

Tu l’as compris, Poppy : il n’est pas possible de déduire les frais de déplacement de :

  • tes déclarations de chiffre d’affaires URSSAF,
  • ton impôt sur le revenu.

Cependant, tu peux les facturer à tes clients.

L’avantage, c’est de faire grossir ton CA = plus de droits (retraite, maladie, maternité). 👍

Questions fréquentes